对于许多担任受托人或监护人等受托职务的人来说，编制财务报告是他们最耗时的工作之一。受托人的财务报告是对其在报告期内所采取行动的数字性总结，也是抵御不当行为指控的保护屏障。
关于何时应提交财务报告的标准存在较大差异。例如，受托人必须每年提交财务报告，并在受托人变更或信托终止时提交，除非信托协议对报告义务进行了修改或豁免（受某些限制约束）。监护人必须在被任命后一年内提交财务报告，此后每两年提交一次，除非法院命令要求更频繁地提交。在某些情况下，无论上述截止日期如何，第三方均有权依法要求您提交财务报告。
会计报告中必须载明的具体内容，对所有受托人而言在很大程度上是相同的。受托人必须说明会计期间内所有款项的支付情况，包括付款方、收款方、金额及用途。受托人的会计报告还必须反映会计期间内出售非现金资产所产生的损益，其计算应以该会计期间开始时这些资产的价值为基准。 受托人必须准备好通过书面证据来证明其账目中每一项内容的真实性。不难看出，账目核算过程可能会变得相当繁重。
受托人可以采取以下几种普遍的预防性措施，以便更轻松地管理并履行报告义务：
1. 请提供该会计期间所有银行对账单的复印件。对于财产管理人，您还需提供该会计期间内特定月份的银行对账单原件。
2. 通过在线支付方式缴纳定期费用，例如每月的水电费。在可能的情况下，请使用支票支付商品和服务费用，并在备注栏中注明交易用途。如果您是根据法院命令担任的受托人，您可以请求法院批准现金津贴，并免除您对这些津贴的核算义务。 除非绝对必要，否则在没有法院命令的情况下，请尽量避免通过ATM机提取现金或将支票兑现，因为这些交易几乎无法证明。
3. 请勿将您作为受托人管理的资产用于个人用途。如果您认为有权从所管理的资产中获得个人报销，请在采取行动前先与您的律师商讨。
4. 请详细记录并定期更新所有账户交易明细，以供您日后查阅。
按照以下步骤操作，您和您的律师将能够快速、从容地编制并捍卫您的财务报表。
