对于许多担任 受托人（例如信托管理人和财产管理人）的人来说，最耗时的任务之一就是编制账目。受托人的账目是对其在账目期间所采取的行动进行量化总结，可以作为抵御不当行为指控的屏障。
关于何时需要提交账目的标准差异很大。例如，受托人必须每年提交账目，在受托人变更时以及信托终止时也必须提交账目，除非信托修改或放弃提交账目的义务，但须遵守某些限制。财产管理人必须在任命后一年内提交账目，之后每两年提交一次，除非法院命令要求更频繁地提交。在某些情况下，第三方有权要求您提交账目，无论上述期限如何规定。
对于所有受托人而言，会计报表中必须列明的内容大体相同。受托人必须解释会计期间内所有付款，包括付款人、收款人、金额和用途。受托人的会计报表必须反映会计期间内非现金资产出售的损益，损益金额以期初资产价值为准。受托人必须准备好提供书面证据，以证明其会计报表中每一项内容的真实性。由此可见，会计流程可能会相当繁琐。
受托人可以采取以下几项一般性的预防措施，使会计责任更容易管理和履行：
1. 获取会计期间所有银行对账单的副本。对于监护人，您还需要提供会计期间内某些月份的原始对账单。
2. 使用网上支付支付每月水电费等固定支出。尽可能使用支票支付商品和服务费用，并在支票备注栏注明交易用途。如果您是法院指定的受托人，您可以请求法院批准现金津贴，并放弃对这些津贴的账目说明义务。如果没有法院命令，除非绝对必要，否则应尽量避免使用ATM取款或兑现支票，因为这些行为几乎无法证明。
3. 避免将您作为受托人管理的资产挪作私用。如果您认为自己有权从所管理的资产中获得个人补偿，请务必事先咨询您的律师。
4. 保留一份详细的、定期更新的账户活动日志，供您个人参考。
按照这些步骤，您和您的律师将能够快速、自信地生成和捍卫您的账目。
